مدیریت پروژه فرایند هدایت کار یک تیم برای دستیابی به تمام اهداف پروژه در چارچوب محدودیت‌ها و امکانات داده شده است. این اطلاعات به صورت معمول در مجموعه مستندات مربوط به هر پروژه که در آغاز فرآیند توسعه ایجاد می‌گردد، توضیح و تشریح داده می‌شود. هدف اساسی مدیریت پروژه تولید یک پروژه کامل است که با اهداف مشتری مورد نظر مطابقت داشته باشد. در بسیاری از پروژه‌ها، هدف اساسی مدیریت پروژه شکل دادن یا اصلاح خواسته‌ها و دستورات مشتری در جهت رسیدن به اهداف مشتری است.

نرم افزارهای مدیریت پروژه

با رشد روز افزون و نیاز به پروژه‌های بزرگ در جهان نرم افزار‌های مدیریت پروژه‌های بسیاری ساخته شده اند، نرم افزار مدیریت پروژه نرم افزاری است که برای کمک به برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت مجموعه‌های منابع، توسعه برآورد منابع و اجرای طرح ها استفاده می شود. بسته به پیچیدگی نرم افزار، عملکرد ممکن است شامل تخمین و برنامه ریزی، برنامه ریزی، کنترل هزینه و مدیریت بودجه، تخصیص منابع، نرم افزار همکاری، ارتباطات، تصمیم گیری، گردش کار، ریسک، کیفیت، مستندسازی و/یا سیستم های مدیریتی باشد. در این مقاله به یکی از بهترین‌های نرم افزار مدیریت پروژه MSP خواهیم پرداخت.

جهت شرکت در دوره تخصصی آموزش PDMS موسسه آموزش عالی آزاد نوین پارسیان کلیک کنید

تاریخچه ی Microsoft Project

MSP نرم افزاری است که به کاربران اجازه برنامه ریزی، اجرا، کنترل فعالیت‌های مرتبط، مدیریت استفاده از منابع، هزینه‌ها، برنامه و سایر زمینه‌های PMBOK را می‌دهد. این نرم افزار توسط شرکت مایکروسافت در سال 1984 ساخته و ارائه شده است. Microsoft Project سومین اپلیکیشن مبتنی بر ویندوز مایکروسافت این شرکت بود. در عرض چند سال پس از راه اندازی، آن را به نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر کامپیوتر غالب تبدیل شد. در Microsoft Project 3.0 پشتیبانی ماکرو، نوار ابزار، پیش نمایش چاپ، پشتیبانی DDE و OLE، چک کردن املا، نمای تخصیص منابع و برنامه ریزی جادوگران را وجود داشت که آخرین نسخه ای بود که از ویندوز 3.0 پشتیبانی می‌کرد.هنگام ارائه Microsoft Project 98 کاملاً 32 بیتی بود و اولین باری بود که از فونت Tahoma در نوارهای منو استفاده شده بود که حاوی دستیار آفیس، مانند همه برنامه‌های Office 97، نوار نمایش معرفی شده، فیلتر خودکار، تقسیم کار، گفتگوی اطلاعات تکلیف، تاریخ در دسترس بودن منابع، پروژه بود.

با این ابزار شما به راحتی میتوانید زمان اتمام و ارائه هر مرحله از پروژه را حدس بزنید و مطمئن شوید که می‌توانید پروژه را در زمان مورد مقرر به اتمام برسانید.از طریق این نرم افزار می‌توان به تمام جزئیات پروژه دسترسی پیدا کرد. Microsoft project دارای امکانات بی نظیری می‌باشد که مدیران میتواند دقیق تر و بهتر پروژه‌های خود را مدیریت کرده و به جلو ببرند. یکی از علل محبوبیت نرم افزار MSP، آسانی در استفاده از MSP و ویندوز می‌باشد.

امکانات ویژه‌ی MSP

از سری امکانات Microsoft project میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

Roadmap: هر پروژه نیاز به نقشه و مسیر کلی دارد که از طریق این امکان میتوان نقشه کلی از هر پروژه را به دست اورد.

۲- Timeline View:علاوه بر داشتن نقشه از پروژه و مسیر آن، وضعیت زمانی پروژه نیز بسیار مهم است تا بتوان در تاریخ و زمان تخمین شده پروژه تکمیل شود.مدیریت زمانی در پروژه‌ها بسیار حائز اهمیت است.

۳- Board View : اطلاع از جریان کلی پروژه از دیگر امکانات این نرم افزار می‌باشد.

۴- Coauthoring : کار تیمی در جریان پروژه از قبیل همکاری در نوشتن برنامه ریزی و اصلاح پروژه. همچنین در این نرم افزار امکان ویرایش و اطلاع از زمان بندی کار اعضای تیم وجود دارد.

۵- Gird View : قابلیت نمایش شبکه‌ای. حالت نمایشی پروژه است که برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها با یک فهرست وظایف استفاده می‌گردد.

۶- Reporting : ارائه گزارش‌های از پیش آماده شده‌ای که می‌توانند روند پیشرفت، منابع، برنامه‌ها و نمونه کارها را پیگیری و دنبال کنند.

۷- Communication & Collaboration‌: مدیر هر پروژه و تیم با هم و هم زمان می‌توانند روی پروژه ای در این نرم افزار کار کنند.امکان دسترسی هردو به اطلاعات برای ویرایش یا اضافه وجود دارد.

مزایا و معایب مایکروسافت پراجکت

نرم افزار Microsoft project همانند هر برنامه ای دیگری دارای مزایا و معایبی می‌باشد که به برخی از انها اشاره می‌کنیم.

از مزایای آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سازنده و ارائه دهنده آن شرکت مایکروسافت می‌باشد.
• امکان پیگیری پیشرفت و ابزار مدیریت مالی MSP وجود دارد که میتوان از طریق ان بودجه مورد نیاز را تخمین زد.
• سرعت وارد کردن اطلاعات در این نرم افزار
• صرفه جویی وقت کاربران
• امکان یادگیری سریع و راحت
• ایجاد ارتباطی بهتر مابین مدیران و عوامل اجرایی با پروژه

شاید به مطلب “معرفی مدیریت پروژه و چند مهارت کاربردی در آن” علاقمند باشید

همچنین معایب آن بدین صورت است:

• امکان ایجاد تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه وجود ندارد.
• امکان مشاهده فایل‌هایی که پسوند mpp است در سیستمی که نرم افزار msp نباشد، نیست.
• قیمت نسخه اصلی این نرم افزار برای کابران ایرانی رقم بالایی محسوب می‌شود.
• امکان یافتن یاداشت‌های قبلی در این برنامه وجود ندارد.
• عدم وجود امکان مرتب سازی لیست فایل‌های پشتیبان
• با ارائه هر نسخه جدید، نسخه‌های قبلی غیر قابل استفاده می‌باشند.

اساس کار نرم افزار Microsoft Project

MSP بر اساس کار تکلیف و نرخ منابع بودجه ایجاد می کند. با تخصیص منابع به وظایف و تخمین کار تکلیف، برنامه هزینه را محاسبه می کند، برابر با نرخ کار، که به سطح کار و سپس به هر کار خلاصه و در نهایت به سطح پروژه می رسد. تعاریف منابع (افراد، تجهیزات و مواد) را می توان با استفاده از یک منبع مشترک بین پروژه ها به اشتراک گذاشت. هر منبع می‌تواند تقویم خاص خود را داشته باشد، که مشخص می‌کند یک منبع در چه روزها و شیفت‌هایی در دسترس است. نرخ منابع برای محاسبه هزینه های تخصیص منابع استفاده می شود که جمع آوری و در سطح منبع خلاصه می شود. هر منبع را می توان به وظایف متعدد در طرح های متعدد اختصاص داد و به هر وظیفه می توان منابع متعددی را اختصاص داد، و برنامه کار را بر اساس در دسترس بودن منابع، همانطور که در تقویم های منابع تعریف شده است، زمان بندی می کند. همه منابع را می توان بدون محدودیت در برچسب تعریف کرد. بنابراین، نمی توان تعیین کرد که چه تعداد محصول نهایی را می توان با مقدار معینی از مواد خام تولید کرد. این باعث می شود که پروژه مایکروسافت برای حل مشکلات تولید محدود مواد موجود نامناسب باشد. نرم افزار اضافی برای مدیریت یک مرکز پیچیده که کالاهای فیزیکی تولید می کند ضروری است.

جهت شرکت در دوره تخصصی آموزش PLC موسسه آموزش عالی آزاد نوین پارسیان کلیک کنید

این برنامه زمان‌بندی مسیرهای حیاتی را ایجاد می‌کند و افزونه‌های شخص ثالث روش‌شناسی زنجیره‌ی بحرانی و زنجیره رویداد نیز در دسترس هستند. برنامه ها را می توان با منابع تراز کرد و زنجیره ها در نمودار گانت تجسم می شوند. علاوه بر این، Microsoft Project می تواند طبقات مختلف کاربران را تشخیص دهد. این دسته‌های مختلف کاربران می‌توانند سطوح دسترسی متفاوتی به پروژه‌ها، نماها و سایر داده‌ها داشته باشند. اشیاء سفارشی مانند تقویم‌ها، نماها، جداول، فیلترها و فیلدها در یک سازمان جهانی ذخیره می‌شوند که توسط همه کاربران به اشتراک گذاشته می‌شود.

ویژگی های نسخه های مختلف MSP

این نرم افزار مدت زمان زیادی در اختیار کاربران علاقه مند بوده و به این صورت با گذشت زمان علاوه بر پیشرفت در کیفیت برنامه، امکانات و ویژگی‌های زیادی نیز به این برنامه افزوده شده است وارتقای چشمگیری یافته است. با اسفاده از این نرم افزار شما میتوانید مواد و مصالح مورد نیاز را به صورت دقیق تعیین کنید همچنین اعضای تیم و نیروی انسانی خود را به صورت کاملا درست تعیین کنید. مقدار سود و ضرر پروژه نیز توسط این نرم افزار قابل تشخیص و تعیین کردن است. امروزه با توجه به اهمیت پروژه و روند کار انها امکان پیش بینی مسیر بحرانی پروژه‌ها نیز بسیار مهم است. این نرم افزار از اسکریپت نویسی و برنامه نویسی کمک می‌گیرد که با استفاده از این ابزارها افزونه‌های مورد نظر خود را می‌توان طراحی کرد.

با استفاده از نرم افزار Microsoft project می‌توان انتظارات به دور از واقعیت را از پروژه‌ها دور کرد و انتظارات را به حالت معقول رساند.msp یک ویژیگی منحصر به فرد و ویژه دارد و آن این است که یک کمک آنلاین همراه این برنامه به اشتراک گذاشته شده است و شما از طریق ان میتوانید سوالات و مشکل‌های وجود در برنامه و… را حل کنید. Microsoft project 2002 برای اولین بار در دو نسخه استاندارد و حرفه ای عرضه شد. نسخه Microsoft Office Project Standard و نسخه Microsoft Office Project Professional می‌باشد.  در این نرم افزار پشتیبانی از حساب‌های دارای حقوق محدود تحت ویندوز 2000/XP بهبود یافته است. Find Fast به نفع Windows 2000/XP Indexing Service حذف شده است.

Project 2010

Microsoft Project 2010 شامل رابط کاربری Fluent معروف به Ribbon است.

قابلیت همکاری

قابلیت های Microsoft Project با معرفی Microsoft Office Project Server و Microsoft Project Web Access گسترش یافت. Project Server داده های پروژه را در یک پایگاه داده مرکزی مبتنی بر SQL ذخیره می کند و به چندین پروژه مستقل اجازه می دهد به یک منبع مشترک دسترسی داشته باشند. Web Access به کاربران مجاز اجازه می دهد تا به پایگاه داده Project Server در سراسر اینترنت دسترسی داشته باشند و شامل جدول زمانی، تجزیه و تحلیل گرافیکی حجم کاری منابع و ابزارهای مدیریتی است.

زمان بندی کنترل شده توسط کاربر

زمان‌بندی کنترل‌شده توسط کاربر، انتخاب‌های انعطاف‌پذیری را برای توسعه و مدیریت پروژه‌ها ارائه می‌دهد.

جدول زمانی

نمای جدول زمانی به کاربر این امکان را می دهد که یک نمای کلی گرافیکی به سبک Visio از برنامه پروژه بسازد. این نما را می توان در پاورپوینت، ورد یا هر برنامه دیگری کپی و جایگذاری کرد.

همگام سازی لیست شیرپوینت 2010

به‌روزرسانی‌های وضعیت وظایف پروژه SharePoint Foundation و Project Professional ممکن است برای اعضای تیم همگام شوند.

وظایف غیر فعال

به آزمایش طرح های پروژه و انجام تجزیه و تحلیل what-if کمک می کند

نمای Team Planner

Team Planner جدید منابع و اضافه کاری را نشان می دهد و به شناسایی مشکلات و حل مشکلات کمک می کند.

جهت شرکت در دوره آموزش pms موسسه آموزش عالی آزاد نوین پارسیان کلیک کنید

Project 2013

موارد جدید در Project 2013 شامل بخش گزارش های جدید، ادغام بهتر با سایر محصولات مایکروسافت و ظاهر آیتم های رابط کاربری است:

گزارش ها

یک بخش گزارش ها برای گزارش های از پیش نصب شده به نوار اضافه می شود. Project 2013 شامل گزارش‌های گرافیکی است تا بتوانید گزارش‌های گرافیکی ایجاد کرده و کلیپ‌پارت را بدون نیاز به صادرات داده‌ها به برنامه دیگری اضافه کنید. به عنوان مثال، گزارش های Burndown کار برنامه ریزی شده، کار تکمیل شده و کارهای باقی مانده را به صورت خطوط روی یک نمودار نشان می دهد. Project 2013 توانایی از پیش نصب شده را برای مقایسه پروژه ها، انجام داشبورد و صادرات به Visual Reports اضافه می کند.

مسیرهای کار را ردیابی کنید

این ویژگی به شما امکان می دهد زنجیره پیوند (یا «مسیر وظیفه») را برای هر کار برجسته کنید. هنگامی که روی یک کار خاص کلیک می کنید، تمام وظایف قبلی آن در یک رنگ و تمام وظایف جانشین آن به رنگ دیگری نشان داده می شوند.

اشتراک گذاری

Project 2013 ویژگی های اشتراک گذاری و ارتباطی پیشینیان خود را به روش های مختلف بدون ترک پروژه بهبود می بخشد. با نصب Lync، نگه داشتن ماوس روی نام به شما امکان می دهد یک جلسه IM، یک چت ویدیویی، یک ایمیل یا یک تماس تلفنی را شروع کنید. می‌توانید محتوا را در هر یک از مجموعه‌های Microsoft Office کپی و جای‌گذاری کنید. می‌توانید محتوا را با شیرپوینت یا SkyDrive همگام‌سازی کنید تا بدون مرور Project به اشتراک بگذارید و Project Online یک برنامه وب مدیریت پروژه آنلاین را ارائه می‌کند که تمام عملکردهای Project 2013 را دارد و از هر دستگاه دارای وب قابل دسترسی است.

Project 2016

Project 2016 بخش گزارش های جدید، سازگاری با پروژه سرور 2013، ادغام بهتر با سایر محصولات مایکروسافت و ظاهر بهبود یافته آیتم های رابط کاربری را اضافه می کند:

جدول زمانی

به کاربر اجازه می دهد تا نماها را سفارشی کند تا چندین نوار خط زمانی و محدوده تاریخ سفارشی در یک نمای واحد داشته باشد.

قراردادهای منابع

ویژگی هایی را برای هماهنگی برنامه ریزی منابع بین مدیر پروژه و مدیر منابع می دهد.

طرح زمینه و راهنما به سبک آفیس 2016

از عبارت جدید Office «به من بگو چه می‌خواهی بکنی» استفاده می‌کند.