در محیط متلاطم و پرشتاب کسب و کار امروزی، بسیار لازم و حیاتی است که سازمان ها بتوانند روند و تحقق اهداف کار و پروژه خود را پیش بینی کنند. یکی از غالب ترین رویکردها در نیل به این هدف ، استفاده از مدیریت و کنترل پروژه برای ارائه نتایج ارزشمند است. با این حال، بسیاری از پروژه ها به طور قابل توجهی از برنامه و بودجه پروژه فراتر می روند و در نتیجه در دستیابی به اهداف مالی و استراتژیک سازمان ناکام می مانند. این عمدتاً به دلیل شکست بسیاری از مدیران پروژه در به کارگیری موفقیت آمیز ابزارها و تکنیک های برنامه ریزی، نظارت، کنترل و گزارش پیشرفت پروژه های مدرن بر روی پروژه های خود است.
آموزش تعاملی و مبتنی بر برنامه‌های کاربردی مدیریت کنترل پروژه، ارزش افزوده‌ای را که زمانی که مکانیسم‌های کنترل مؤثر با استفاده از تکنیک‌های مدیریت پروژه به‌کار می‌روند به دست می‌آید برجسته می‌کند. آموزش صحیح و اصولی مدیریت و کنترل پروژه، مدیران پروژه را قادر می سازد تا از مفهوم کنترل پروژه از طریق مدیریت پروژه به خوبی ساختار یافته استفاده نمایند و با یادگیری نحوه به کارگیری موثر تکنیک های مدیریت پروژه، توانایی خود را در کنترل پروژه های خود بهبود بخشند.
تعریف کنترل پروژه
تعاریف زیادی از کنترل های پروژه وجود دارد که در صنایع و شرکت های طراح ، مادر و وابسته به صنایع استفاده می شود. کنترل پروژه یک عملکرد حرفه ای است که به طور گسترده به عنوان مجموعه ای از مهارت های تخصصی به خودی خود شناخته نمی شود. آنها عملکردی هستند که برای دستیابی به نتایج موفق پروژه و برنامه، یعنی ارائه مزایای مورد نیاز به هزینه، زمان و عملکرد، حیاتی است. برای نیل به این اهداف، کنترل پروژه به شرح زیر تعریف شده است:
“کنترل پروژه عبارت است از جمع‌آوری داده‌ها، مدیریت داده‌ها و فرآیندهای تحلیلی که برای پیش‌بینی، درک و تأثیر سازنده بر نتایج زمان و هزینه یک پروژه یا برنامه استفاده میشود؛ از طریق ارتباط اطلاعات در قالب‌هایی که به مدیریت و تصمیم‌گیری مؤثر کمک می‌کند”
این تعریف تمام مراحل چرخه عمر پروژه را از شروع و محدوده پروژه، تا بسته شدن، یادگیری نهایی از تجربه و تحلیل تحلیلی عملکرد کلی پروژه را در بر می گیرد.
متخصصان کنترل پروژه عضوی از تیم پروژه هستند و برای مدیر پروژه کار می کنند و در برابر آن مسئول هستند. آنها قلب تیم پروژه هستند. اگر مدیریت پروژه به تصمیم گیری آگاهانه و پاسخگو می پردازد، کنترل های پروژه در مورد لزوم آگاهی از طریق “اطلاع رسانی، نظارت و تجزیه و تحلیل” برای اعمال کنترل مورد نیاز است. متخصصان کنترل پروژه اطلاعاتی را تولید و نگهداری می کنند که باعث آگاهی مدیر پروژه و مدیران ارشد می شود تا بتوان پروژه ی مورد نظر را به بهترین شکل ممکن کنترل کرد.
مدیریت و کنترل پروژه
بسیاری از متخصصان پروژه فکر می کنند مدیریت پروژه و کنترل پروژه یکسان هستند. اما این دو تعریفی مجزا از هم دارند مدیریت پروژه مدیریت ترکیبی از فرآیندهای فردی است که بسیاری از آنها به رشته فرعی کنترل پروژه مربوط می شود در حالی که کنترل پروژه به کارگیری فرآیندها برای سنجش عملکرد در برابر طرح است. این امر باعث می شود تا واریانس ها شناسایی و تصحیح شوند تا به اهداف پروژه دست یابند. مدیریت پروژه به مدیریت فرآیندهای مختلف کمک می کند و با اشخاص مختلفی از تخصص‌های مختلف ارتباط خواهد داشت به عنوان مثال در یک مدیریت پروژه ساختمانی، مدیر پروژه از مهندس معمار گرفته تا مهندسین برق و مکانیک که در طراحی و آموزش تأسیسات برقی و مکانیکی فعالیت دارند درگیر است در حالی که کنترل پروژه صرفا تضمین می کند که روند پروژه طبق برنامه ریزی انجام می شوند. مدیریت پروژه یک محیط پویا با مسائل و خطرات پیش بینی نشده است. با این حال، می توانید پروژه خود را بهتر کنترل کنید و با ابزارهای مناسب نیازهای ذینفعان را برآورده کنید. به عنوان مثال سیستم جامع کنترلی هر پروژه ی تولید در صنایع بزرگ توسط آموزش ابزار دقیق انجام میپذیرد
کنترل پروژه به معنای مدیریت و ردیابی پیشرفت کار، حصول اطمینان از به موقع ماندن و برآورده شدن الزامات پروژه است. همچنین شامل اقدامات اصلاحی است که به شناسایی انحرافات از برنامه کمک می کند. در واقع کنترل پروژه جزء ضروری مدیریت پروژه است. هدف از کنترل یک پروژه، سازماندهی و نظارت بر وظایف برای تکمیل به موقع، با بودجه و رعایت استانداردهای کیفیت است. سازمان ها باید بدانند که چگونه پروژه هایشان در دنیای تجارت امروزی کنترل می شود.
به صورت کلی هرکنترل پروژه بر موارد زیر تمرکز دارد:
1) بودجه پروژه
2) زمان بندی پروژه
3) کیفیت پروژه
ویژگی های کنترل پروژه
1) آینده نگر است: کنترل به سازمان ها کمک می کند تا پروژه های خود را برنامه ریزی و مدیریت کنند. این به سازمان اجازه می دهد تا زمینه های ریسک را شناسایی کرده و فرصت ها را تحقق بخشد.
2) در همه سطوح وجود دارد: کنترل از مدیریت عالی تا سطح عملیاتی است. این اطمینان حاصل می کند که برنامه ها با عملیات و منابع به طور موثر استفاده می شوند. به عنوان مثال، مدیران سطح بالا ممکن است اهداف استراتژیک را تعیین کنند که باید به صورت آبشاری کاهش یابند، و کنترل در سطح عملیاتی تضمین می کند که این اهداف برآورده شوند.
3) این یک فرآیند مستمر است: کنترل یک رویداد یکباره نیست. مدیران پروژه به طور مداوم پیشرفت خود را زیر نظر دارند و آن را با پیشرفت برنامه ریزی شده مقایسه می کنند. این به سازمان‌ها اجازه میدهد تا در هنگام مدیریت منابع، به جای واکنش‌پذیر، فعال باشند.
4) این یک مکانیزم پیشگیرانه است: کنترل به سازمان ها کمک می کند تا مشکلات بالقوه را قبل از تشدید آنها شناسایی کرده و به آنها رسیدگی کنند. این به سازمان ها اجازه می دهد تا قبل از اینکه خیلی دیر شود اقدامات اصلاحی انجام دهند.
5) بازخورد را ارائه می دهد: بازخورد اطلاعاتی در مورد اثربخشی استراتژی های خود و چگونگی بهبود بیشتر به سازمان ها ارائه می دهد. مکانیزم کنترل بازخورد ارزشمندی را برای سازمان فراهم می کند.
6) انعطاف پذیر است: کنترل را می توان با توجه به نیازهای پروژه تنظیم کرد، مانند تغییرات در شرایط بازار یا مقررات جدید دولتی. این به سازمان ها اجازه می دهد تا در صورت لزوم فرآیندهای کنترلی خود را تطبیق دهند.
مزایای کنترل پروژه
1) استفاده موثر از منابع: کنترل پروژه به سازمان ها کمک می کند تا با ردیابی پیشرفت کار و حصول اطمینان از اینکه وظایف به موقع و در چارچوب بودجه انجام می شوند، از منابع خود به طور موثر استفاده کنند.
2) تصمیمات به موقع: کنترل به مدیران پروژه کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه و به موقع بگیرند. به‌روزرسانی‌های منظم در مورد پیشرفت ارائه می‌کند و به مدیران پروژه کمک می‌کند تصمیم بگیرند که آیا به یک کار ادامه دهند یا منابع را مجدداً تخصیص دهند. این امر استفاده بهینه از منابع را تضمین می کند و بهره وری را افزایش می دهد و در عین حال هزینه ها را کاهش می دهد.
3) ایجاد مسئولیت پذیری: کنترل پروژه به مدیران کمک می کند تا خطوط شفافی از مسئولیت پذیری را برای هر کار ایجاد کنند و افراد را در قبال عملکردشان مسئول می داند. استفاده از منابع قابل مشاهده و سایر زمینه های حیاتی مانند مدیریت ریسک را برای سازمان ها فراهم می کند. همچنین رعایت مقررات را تضمین می کند.
4) هماهنگی را تسهیل می کند: این به مدیران پروژه و تیم ها کمک می کند تا کار را به طور مؤثرتری هماهنگ کنند. با شفافیت بیشتر، اعضای تیم بهتر همکاری می کنند و مشکلات را زودتر حل می کنند. این باعث می شود پروژه ها به خوبی اجرا شوند.
5) گزارش های به موقع ارائه می دهد: گزارش های به موقع و دقیق برای تصمیم گیری صحیح ضروری است. با ردیابی منظم پیشرفت، کنترل به مدیران پروژه کمک می کند تا اطلاعات به روز را برای تصمیم گیری های آگاهانه به دست آورند.
6) در برنامه ریزی و بودجه کمک می کند: علاوه بر گزارش‌های دقیق، کنترل به مدیران اجازه میدهد تا برنامه‌هایی تولید کنند که نشان‌دهنده پیشرفت واقعی در زمین باشد. این امر استفاده بهتر از منابع را تضمین می کند و در نتیجه بهره وری و صرفه جویی بالاتری دارد.
7) کارایی را ارتقا می دهد: کنترل پروژه باعث ارتقای کارایی در پروژه و سازمان می شود. اعضای تیم برای دستیابی به اهداف خود از طریق هماهنگی و ارتباط بهتر با هم کار می کنند. این امر ضایعات را کاهش می دهد و منجر به یک سازمان مولدتر و مقرون به صرفه تر می شود.
8) از خزش دامنه کاری جلوگیری می کند:کنترل پروژه ارتباطات را ردیابی می کند و تغییرات را به طور منظم برای جلوگیری از خزش محدوده کاری نظارت می کند. خزش دامنه به دلیل ارتباط نادرست اتفاق می‌افتد
اهمیت کنترل پروژه
عملکرد موفق یک پروژه به برنامه ریزی مناسب بستگی دارد. اجرای یک پروژه بر اساس یک طرح پروژه قوی است و تنها از طریق یک روش موثر کنترل زمانبندی قابل دستیابی است. توسعه یک سیستم کنترل پروژه مناسب بخش مهمی از تلاش مدیریت پروژه است علاوه بر این برنامه ریزی و نظارت نقش عمده ای را به عنوان علت شکست پروژه ایفا می کند. علیرغم تحول مستمر در زمینه مدیریت پروژه، بدیهی است که رویکرد سنتی همچنان عدم استفاده از کنترل‌های پروژه را نشان میدهد. بارها و بارها ثابت شده است که در صورت وجود سیستم های اختصاصی کنترل پروژه، عملکرد پروژه را می توان بهبود بخشید. یک مطالعه انجام شده توسط IPA مشخص کرد که شیوه های خوب کنترل پروژه باعث کاهش لغزش برنامه اجرا تا 15٪ و همچنین محدوده هزینه پروژه کنترل از 0.5٪ تا 3٪ از کل پروژه که شامل حسابداری بهای تمام شده است می شود.
عناصر و ساختارکنترل های پروژه
عناصر کنترل‌های پروژه، بر آنچه به عنوان اجزای تابع در نظر گرفته میشود، تأثیر می‌گذارد. کنترل‌های پروژه به تخمین معیارهای عملکرد پایه اولیه، تعیین وضعیت فعلی پروژه، تخمین پتانسیل آینده پروژه، شناسایی هرگونه واریانس (پایه به موقعیت فعلی و خط مبنا به موقعیت بالقوه آینده) و در نظر گرفتن مناسب مربوط میشوند. اقداماتی که باید برای بازیابی هر گونه واریانس مثبت انجام شود. واریانس به تفاوت های واقعی شناسایی شده در اسناد کنترل پروژه و همچنین تغییرات احتمالی ممکن از تهدیدها، مسائل و فرصت های پروژه اشاره دارد. بر این اساس عناصر و اجزای اصلی کنترل پروژه که عمدتا جنبه های زمانی و هزینه ی را در بر میگیرند و شامل موارد اندازه گیری و نظارت بر متغیرهای کنترلی هستند مطابق زیر دسته بندی میشوند
1) برنامه ریزی و برنامه ریزی
2) مدیریت ریسک (شامل شناسایی و ارزیابی)
3) برآورد و مدیریت هزینه
4) دامنه و مدیریت تغییر
5) مدیریت ارزش کسب شده
6) کنترل اسناد
7) عملکرد تامین کننده
8) حفظ خط پایه پروژه
9) گزارش نویسی
10) BIM و مدیریت اطلاعات
در هسته هر پروژه ای که یک هدف مورد نیاز را با موفقیت به ارمغان می آورد، یک برنامه زمان بندی پروژه توافق شده وجود دارد که از چند قانون اساسی در توسعه آن پیروی می کند و از یک برنامه مدیریت پروژه قوی و کامل نیز بهره مند شده است. از جمله سایر عناصر مهم موجود در طرح مدیریت پروژه، شرح محدوده پروژه، ساختار شکست کاری (WBS) و ساختار تجزیه سازمانی (OBS) است.
WBS محدوده، برنامه و هزینه های پروژه را با هم پیوند می دهد. خروجی گرا است و محدوده پروژه را به موارد قابل تحویل تقسیم می کند و باید به موازات شناسایی مزایا توسعه یابد تا بتوان اقلام قابل تحویل را با مزایای مورد نیاز ترسیم کرد. ساختار WBS معمولاً از ساختار بودجه پروژه پیروی می‌کند و چارچوبی برای گزارش‌دهی پروژه ارائه می‌کند، باید جزئیات آن تا پایین‌ترین سطح از موارد قابل تحویل باشد.
OBS ساختار سازمانی و نقش های مورد نیاز در تیم پروژه را برای امکان تحویل موفقیت آمیز تعریف می کند. از OBS می‌توان مسئولیت‌ها و مسئولیت‌های خاصی را برای تحویل در تیم شناسایی کرد. نیاز به منابع و مدیریت را امکان پذیر می کند.
هنگامی که WBS و OBS تعریف می شوند، اجازه می دهند تا یک ماتریس مسئولیت ایجاد شود که افراد را با موارد قابل تحویل در محدوده پروژه، مسئولیت پذیری و سطوح مسئولیت هماهنگ می کند؛ همچنین اساس و چهارچوب کنترل و تضمین پروژه از جمله حساب‌های کنترل و مدیران حساب کنترل (CAM) را ایجاد می‌کند. درنهایت پروژه یک ساختار تفکیک هزینه (CBS) از محدوده، WBS و OBS را شناسایی خواهد کرد. این اطلاعات به تفکیک بیشتر پروژه در سطوح افزایش یافته از جزئیات، گزارش‌دهی و نیازمندی‌های بودجه می‌پردازد.
آموزش مدیریت و کنترل پروژه
هر دوره آموزشی مدیریت و کنترل پروژه با مروری بر ماهیت پروژه ها و اصول مدیریت پروژه آغاز می شود. این امر مدیران پروژه را قادر می سازد تا در مورد اینکه چگونه یک چارچوب مدیریت پروژه از فرآیندهای کنترل موثر پشتیبانی می کند، فکر کنند. آموزش مدیریت و کنترل پروژه توضیح میدهد که چگونه می‌توان کاری را که باید انجام شود ایجاد کرد و از این اطلاعات برای ایجاد یک طرح جامع که جنبه‌های مختلف این کار را راهنمایی می‌کند، استفاده کرد. تکنیک های مختلفی در مورد نحوه کنترل برنامه ریزی دقیق محدوده، برنامه زمان بندی، هزینه و ریسک معرفی می شود. سپس تکنیک هایی در مورد بهترین نحوه کنترل اجرای پروژه بررسی می شود. این تکنیک ها شامل تحلیل واریانس، مدیریت تغییر و گزارش پیشرفت موثر است.
دستیار مدیران پروژه، مدیران پروژه ، هماهنگ کننده های پروژه، تحلیلگران، رهبران ، مدیران ارشد، مدیران محصول، مدیران برنامه و اعضای تیم پروژه کسانی هستند که باید دراین حوزه تخصص لازم و کافی را داشته باشند و برای تبدیل شدن به یک متخصص در عمل مدیریت پروژه ، به دست آوردن اعتماد به نفس و بینش حرفه ای مورد نیاز برای حرفه مدیریت پروژه، بکارگیری شیوه های پذیرفته شده عمومی که برای پروژه های متنوع در صنایع مختلف اعمال می شود و به دست آوردن بینش در مورد قدرت چارچوب پروژه برای حفظ کنترل اهداف کاری خود باید آموزش های لازمه را داشته باشند.
بطور کلی هر آموزش مدیریت و کنترل پروژه شامل مباحث آموزشی زیر می شود:
1) دلایل عدم شناسایی نقاط کنترل کلیدی منجر به عملکرد ضعیف پروژه می شود
2) توضیحاتی در مورد تکنیک های مختلف کنترلی که توسط رویکردهای مدیریت پروژه پیش بینی و تطبیقی استفاده می شود
3) نمایش تکنیک هایی برای کنترل انتظارات از طریق مدیریت موثر ذینفعان
4) بررسی مکانیسم های حاکمیتی موثر برای حمایت از برنامه ریزی، اجرا (تغییر) و مدیریت عملکرد
5) بکارگیری تکنیک های برنامه ریزی اصلی برای توانمندسازی مدیریت برای کنترل محدوده پروژه، زمان بندی، هزینه ها، عدم قطعیت و کیفیت
هر کدام از اشخاص و حوزه های یاد گیری باید توانایی لازمه را در چهار چوب درست مدیریت و کنترل پروژه را کسب نمایند این توانایی ها شامل موارد زیر میشود:
1) بسته به محیط پروژه، استفاده از رویکردهای تطبیقی یا پیش بینی را پیشنهاد دهد
2) مدیریت ارشد در صورت نیاز برای اطمینان از موفقیت پروژه، در ساختارهای مؤثر برای کنترل مشارکت مناسب راهبری پروژه کار کند
3) با کنترل انتظارات و درک ذینفعان کلیدی (مشتری، سهامدار،کارفرما، تیم) در رابطه با اهداف پروژه و نتایج مورد نیاز، از اتلاف و شکست بالقوه جلوگیری کنید.
4) برنامه های اصلی کلیدی را توسعه دهد که می تواند برای کنترل پیشرفت پروژه استفاده شود
5) کنترل اجرای پروژه با استفاده از روش های نظارت استاندارد و مدیریت تغییر را انجام دهد
همچنین آموزش مدیریت و کنترل پروژه به سازمان ها کمک می کند تا از مزایای زیر بهره مند شوند:
1) برتری در عملکرد مدیریت پروژه و افزایش بلوغ سازمانی
2) تجهیز کارکنان در بهبود توانایی ها برای رهبری و مدیریت پروژه
3) کسب اطمینان از مشتریان با داشتن متخصصین پروژه که قادر به بکارگیری تکنیک های کنترل پروژه قوی و فرآیندهای ارتباطی پیشرفت موثر هستند.
