مدیریت پروژه فرآیند هدایت کار یک تیم با استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای دستیابی به تمام اهداف پروژه در چارچوب محدودیت های داده شده است. توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت یک ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید اینها همه نمونه هایی از پروژه ها هستند.
یکی از گسترده ترین انواع پروژه ها، مدریت پروژه های ساختمانی هستند که پروژه های بسیار ساختارمند هستند. از پروژه شامل ساخت یک مرکز خرید گرفته تا یک اقامتگاه تک مسکونی ، هر کنترل پروژه دارای حساسیت ها و نکات مدریت زیادی است که باید دقیقاً هماهنگ شوند.
درست مانند هر پروژه دیگری، مدیریت پروژه ساختمانی دارای فازهایی است. از طراحی اولیه، برنامه ریزی و زمان بندی گرفته تا خود عملیات میدانی ساخت، هر مرحله پیچیدگی و اهمیت خود را دارد و بخشی از یک فرآیند کلان پیچیده تر است.
هر مدیر پروژه ساختمانی، بدون شک تعدادی از موفقیت ها و شکست ها را در طول حرفه خود تجربه میکند؛ صنعت ساخت و ساز به طور مداوم در حال پیشرفت است و ایجاد تعادل بین همه مراحلی که برای انجام کار به خوبی نیاز است دشوار است.
تفاوت بین یک مدیر ساخت و ساز معولی و یک مدیر ساخت و ساز موفق و کارآمد مجموعه خاصی از مهارت ها و پیگیری نحوه مدیریت پروژه است. در این مطلب قصد داریم تا مهارت های کلیدی مورد نیاز برای یک مدیریت آموزش موفق ساخت و ساز را ارئه و نکاتی در مورد چگونگی مدیریت موفقیت آمیز پروژه های ساختمانی را پوشش دهیم.
نکاتی در مورد چگونگی مدیریت موفقیت آمیز پروژه های ساختمانی
از قبل برنامه ریزی کنید
یکی از قوی ترین نکات برای مدیریت موفقیت آمیز یک پروژه ساخت و ساز، برنامه ریزی از قبل است. مدیران پروژه های ساختمانی باید آینده نگری برای پیش بینی آنچه مورد نیاز است و چگونگی حل و فصل مسائلی که احتمالاً به وجود می آیند داشته باشند.
مدیریت و کنترل پروژه موثر مستلزم سطح بالایی از جهت گیری جزئیات است. این مهارت به ویژه برای بررسی کامل طرح ها و مشخصات پروژه و به دست آوردن درک کامل از محدوده کاری مورد نیاز بسیار مهم است. این بررسی عمیق، مدیران پروژه های ساختمانی را قادر می سازد تا انواع منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه را تعیین کنند. منابعی مانند مواد، تجهیزات، ابزار و نیروی انسانی که در دوره ابزار دقیق به آن پرداخته میشود.
مطمئن شوید که در مرحله برنامه ریزی با پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان خود از نزدیک کار می کنید تا از تعیین جدول زمانی واقعی و نقاط عطف کنترل پروژه اطمینان حاصل کنید.
در این مرحله اولیه از یک پروژه ساخت و ساز، مدیر پروژه نیاز به تفکر انتقادی برای درک ریسک پروژه و مدیریت آن با استفاده از تکنیک های حل مسئله قبل از نهایی کردن جزئیات دارد. طرح‌ها و نقشه‌های اولیه هرگز کامل نیستند و اغلب مسائل متناقضی بین پیش‌نویس‌ها و اجرای آنها به وجود می‌آید. مثال‌های متداول از مواردی که تضادها رخ می‌دهند شامل کدهای مکانیکی، سازه‌ای، منظره یا ساختمانی است. مدیران پروژه باید این مسائل را با در نظر گرفتن بودجه و جدول زمانی پیش بینی کنند و راه حل های جایگزینی داشته باشند که برای همه کارساز باشد.
بودجه بندی درست
در هر پروژه ساختمانی معین، مجوزها، مواد، تجهیزات و دستمزدها بین چندین فروشنده رد و بدل می شود. از فرآیند مناقصه گرفته تا بسته شدن پروژه و صدور صورت حساب. مدیران پروژه مسئول پیگیری و نظارت بر هر هزینه ای هستند که به بودجه مربوط می شود.
برای کمک به پیش بینی و بودجه، به داده های کنترل پروژه و جدول زمانبندی شرکت نگاه کنید. بررسی مکرر هزینه‌ها و پیگیری همه تراکنش‌ها به شما کمک میکند تغییرات بودجه‌ای را که برای پیشرفت پروژه مورد نیاز و ضروری است شناسایی کنید. از یک نرم افزار مدیریتی مناسب با پروژه خود استفاده نمایید تا به شما کمک کند بودجه پروژه ساخت و ساز را به درستی مدیریت کنید . به دنبال برنامه ای باشید که به همه فروشندگان اجازه دهد هزینه ها و تغییرات را وارد کنند تا اختلافات مالی از بین برود.
سازگار باشید
همواره با پیشرفت پروژه ساخت و ساز، نیاز به تجدید نظر در طرح های اولیه است. توسعه طرح های جدید برای تکمیل پروژه تنها بخشی از کار است؛ مدیران ساخت و ساز باید به اندازه کافی سازگار و منعطف باشند تا این تغییرات را در زمان بروز مسائل این چنینی ایجاد کنند. به اندازه ای سفت و سخت بمانید تا پروژه خود را طبق برنامه و در حد بودجه نگه دارید، اما به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید تا برنامه های پروژه را تنظیم کنید تا روند کار را رو به جلو نگه دارید و از تاخیرهای مکرر جلوگیری کنید.
زمان خود را هوشمندانه مدیریت کنید
مدیران پروژه به طور مکرر برنامه ها و مسولیت های زیادی از قبیل برنامه ریزی، طراحی، هماهنگی، مدیریت و بررسی، در دستور کار خود دارند. اما علاوه بر همه این موارد از آنجا که پروژه های ساختمانی دائما در حال تحول هستند ، مشکلات جدید همیشه به وجود می آیند.
مهارت های مدیریت زمان، اولویت بندی و مسولیت پذیری موثر برای موفقیت در عملکرد فردی و هدایت پروژه به سمت تکمیل موفقیت آمیز ضروری است. از تیم خود به عنوان منبعی برای هماهنگی و سازماندهی وظایف به کارآمدترین و منطقی ترین شکل ممکن استفاده کنید.
تیم خود را به درستی مدیریت کنید
علاوه بر مدیریت منطقی زمان خود، باید زمان تیم خود را نیز هوشمندانه مدیریت کنید. از نمودارها و لیست ها برای سازماندهی تیم های پروژه خود استفاده کنید. اغلب با آنها ارتباط برقرار کنید تا مطمئن شوید که همه در یک سطح از مرحله پروژه هستند و جدول زمانبندی کنترل پروژه واقع بینانه و عملیاتی است. اگر تغییراتی در زمانبندی وجود دارد، فوراً به همه اطلاع دهید.در هر مرحله از پروژه، ایمیل ها را برای یادآوری وظایف تیم های خود ارسال کنید و در صورت اضطرار با تماس های تلفنی پیگیری کنید.
یکی از ویژگی های متمایز مدیران موفق این است که اغلب با تیم خود در تماس هستند. اینکه آیا همه احساس حمایت می کنند؟ و آیا توانایی لازم برای حل مشکلات بوجود آمده در حین کار برای تکمیل کار خود بر اساس برنامه و به موقع را دارند؟ سعی کنید یک رابطه دوستانه با همه اعضای تیم خود ایجاد کنید، به خصوص تیم هایی که بصورت عملیاتی در محل ساخت و ساز فعالیت میکنند. این امر به افراد کمک میکند تا احساس کنند شنیده می‌شوند و کارشان از اهمیت بالایی برخوردار است و در صورت بروز مشکلات، باعث میشود مشکلات را سریع‌تر حل کنند.
در نهایت، درک روشنی از وظایف و مسئولیت‌های هر کسی که زیر نظر شما کار میکند، ایجاد کنید. این شما را به یک مدیر پروژه کامل تبدیل می کند و می تواند مشکلات ارتباطی پروژه را ساده ترکند.
پیگیر باشید
مدیریت پروژه ساخت و ساز یک جریان دائمی اطلاعات است و مدیران پروژه دائما در حال برنامه ریزی، بودجه بندی، ارتباط، مدیریت و تنظیم، هستند. علاوه بر این، همه چیز در صنعت ساختمان قراردادی است و قراردادها به تعهدات مالی گره خورده است. اگر اطلاعات پروژه به درستی ردیابی و مستند نشده باشد، شرکت شما در معرض خطر بسیاری از مسائل مانند اختلافات و تاخیرها قرار می گیرد.
پیگیری و در جریان مراحل پیشرفت کار بودن به شما این امکان را می دهد که پیشرفت پروژه را به وضوح ببینید و مشکلات اساسی را شناسایی و رفع نمایید. سپس می توانید در صورت نیاز برنامه یا بودجه را تغییر دهید؛ سوابق را مرتب نگه دارید و اطلاعات ناکارآمد را حذف کنید. همه ارتباطات، تصمیم‌گیری‌ها، طرح‌ها، تراکنش‌ها و غیره باید مستند شده و در یک مکان امن ذخیره شوند.
7) روابط خوب را حفظ کنید
از آنجایی که مدیریت پروژه مستلزم تعامل و ارتباط زیادی بین فروشندگان و سرمایه گذران متعدد است، حفظ روابط خوب با همه افراد درگیر درکنترل پروژه بسیار مهم است. این ارتباط شامل تیم شما، صاحبان پروژه، پیمانکاران فرعی، تامین کنندگان، بازرسان ایمنی و غیره می شود.
برای حفظ روابط خوب، تا حد امکان سرمایه گذاران و سهامداران را در نظر بگیرید؛ به آنها اجازه دسترسی به اسناد قابل اشتراک گذاری را بدهید، آنها را دعوت کنید تا مشارکت و همکاری کنند، و در صورت لزوم جلسات و دعوتنامه های اجتماعی را برگزار وگسترش دهید.
حفظ روابط خوب همچنین به شرکت شما کمک می کند تا در مناقصه پروژه های ساخت و ساز آینده برنده شود. هنگام مدیریت انتظارات مشتری را به شیوه ای همدلانه و حرفه ای در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که نیازهای همه به طور واقع بینانه و منصفانه برآورده می شود.
صبر و حوصله داشته باشید
پروژه های عمرانی همیشه طبق برنامه پیش نمی روند. بسیاری از مسائل می تواند در طول فرآیند ساخت و ساز ظاهر شود که باعث تاخیر و اختلاف شود. از جمله این مسائل میتوان تغییر به سفارشات، تغییرات بودجه و زمان بندی، شرایط آب و هوایی، تأخیر در مواد یا عرضه، مسائل مربوط به پیمانکاران فرعی، مذاکره مجدد و غیره اشاره کرد. شما باید خونسردی خود را حفظ کنید تا با هر موقعیتی به مؤثرترین و حرفه ای ترین شکل ممکن برخورد کنید.
ارتباط خوب را تمرین کنید
به عنوان مدیر پروژه، شما دائماً با تیم پروژه خود ، توسعه دهندگان، مهندسان، معماران، پیمانکاران فرعی، مشتریان، تامین کنندگان، شهرداری، شرکت های اجاره، کارکنان اداری و بازرسان ایمنی در ارتباط هستید. ارتباط موثر با همه سهامداران، کلید موفقیت یک پروژه است و اطمینان حاصل می شود که هیچ چیز از قلم نمی افتد یا نادیده گرفته نمی شود.
ارتباط خوب یعنی برقراری ارتباط به موقع؛ در صورت بروز مشکلات، باید در اسرع وقت به دست اندرکاران اطلاع رسانی شود و راه حل هایی برای کمک به پیشبرد امور ارائه شود. استفاده از پلتفرم های نرم افزاری را در نظر بگیرید که قابلیت های ارتباطی بین فروشندگان و سهامداران را افزایش می دهد.
همواره یک فضای ارتباطی را بوجود بیاورید که ارتباط باز و دو طرفه را تسهیل کند. به افراد اجازه دهید بدانند که می توانند با سؤالات یا نگرانی ها در هر نقطه از پروژه به شما مراجعه کنند. واقعاً به آنچه آنها می گویند گوش دهید و نظرات آنها را در نظر بگیرید. افراد درگیر درکنترل پروژه باید احساس راحتی کنند که در هر زمانی میتوانند با شما در ارتباط باشند و نظرات خود را مطرح کنند. ارتباط یک فرآیند دو طرفه است، بنابراین بازخورد را نیز پذیرا باشید.
از گزارش اتوماسیون استقبال کنید
مدیریت پروژه ساخت و ساز نیازمند توزیع مداوم نمودارها، جداول، به روز رسانی پیشرفت پروژه و هزینه های تا به امروز است. اگر بتوانید برای جمع‌آوری این داده‌ها به جای اینکه خودتان آن را به صورت دستی انجام دهید، به اتوماسیون تکیه کنید، در طول زمان انجام پروژه صرفه‌جویی می‌کنید و از خطای انسانی اجتناب‌ناپذیر ناشی از گزارش دستی جلوگیری می‌کنید. به دنبال برنامه هایی باشید که به طور خاص برای صنعت ساخت و ساز طراحی شده اند. این اطمینان حاصل می کند که گزارش های صحیح و دقیق جمع آوری شده و با افراد مناسب به اشتراک گذاشته می شود.
از یک منبع حقیقی استفاده کنید
هنگامی که صحبت از پیشرفت پروژه و پرداخت ها می شود، مهم است که به یک منبع درست و حقیقی دسترسی داشته باشید تا از اشتباهات و اختلافات جلوگیری کنید. هنگامی که همه فروشندگان و سهامداران به این اطلاعات دسترسی کامل داشته باشند، فرآیند ساخت و ساز به طور یکپارچه ادامه می یابد و به کنترل پروژه ها کمک می کند تا در مهلت های تخمینی خود به اتمام برسند. برای این منظور، از نرم‌افزاری استفاده کنید که مختص صنعت شماست و به چندین فروشنده امکان مشاهده، دسترسی و کنترل پروژه را می‌دهد تا همه موارد را به‌روز نگه دارد.
در مورد دانش صنعت خود به روز بمانید
صنعت ساخت و ساز دائما در حال پیشرفت است. شما باید با آن تکامل پیدا کنید تا پروژه ها را به کارآمدترین و موثرترین شیوه مدیریت کنید. به روز ماندن به این معنی است که خود را از اخبار صنعت از جمله مواد جدید، تجهیزات، الزامات ایمنی، بهترین شیوه ها، روندها و فناوری مطلع نگه دارید.
عادت کنید که به طور منظم وب سایت های خبری صنعت ساخت و ساز را بررسی کنید، با همکاران و سایر مدیران پروژه در صنعت گفتگو کنید، و برای به روز رسانی های مربوطه گوش به زنگ باشید. هرگز از یادگیری دست نکشید و آموخته های خود را به دیگران بیاموزید تا با شما رشد کنند. این شما را به یک مدیر ساخت و ساز ویژه تبدیل می کند و اطمینان حاصل می کند که تیم شما پشتیبانی و هدایت می شود.
