به اعمال تخصیص، پیگیری‌ها و کاربردهای مختلف منابع متفاوت در جهت نیل به هدف‌های مشخص شده برای یک پروژه‌ی تخصصی در دوره‌های زمانی خاص و مشخص، مهارت مدیریت پروژه گفته میشود. درواقع به بیانی دیگر مدیریت پروژه به طورکلی استفاده و کارگیری مهارت‌ها، دانش‌ها، ابزارها و تکنیک‌های تخصصی در جهت فعالیت‌های مرتبط با پروژه به منظور دستیابی به برخی الزامات پروژه است.
از طرفی دیگر میتوان مهارت‌های مدیریت پروژه را مشتمل بر قوانینی دانست که به جهت شروع، برنامه‌ریزی، کنترل، اجرا، و خاتمه کار یک تیم متخصص به منظور دستیابی به اهدافی خاص در پروژه و همچنین و برآورده ساختن معیارهایی که برای موفقیت پروژه لازم هستند.
در تمامی شرکت‌ها و کارخانجات و صنایع تخصصی پروژه‌هایی وجود دارد که هریک از آنها اهدافی خاص را دنبال میکنند و بایستی در موعد مشخصی آغاز و در موعد یا deadline معینی پایان یابند. در همین جهت بایستی نکات فراوانی در مورد این مقوله و برای رسیدن به موفقیت دلخواه در پروژه‌ها رعایت شود. مدیریت پروژه و آموزش مدیریت صحیحی و برپایه‌ی اصول منوجب پیشرفت‌های اساسی و چشمگیر یک سازمان میشود در حالی که با سؤ مدیریت و انجام آن به‌صورت غیرحرفه‌ای و ناشیانه میتواند باعث آسیب‌هایی شدید به شرکت یا گروه صنعتی شود و هدر رفت بودجه‌ها و منابع سازمان را درپی دارد.
همچنین بایستی مدنظر داشته باشید که اساسا این رشته در زمانی در حدود ۱۰۰ سال قبل برای نخستین بار درمیان رشته‌های تخصصی مطرح گشت و بعدها با گذشت زمان و به مرور تکمیل شد. شرکت‌ها و گروه‌هایی که در ابتدای امر به استفاده از این علم پرداختند قادر بودند با گذشت زمان پیشرفت‌‌هیای بسیار چشم‌گیری را در مقایسه با رقبا در شاخص‌های عملکردی خود و نتایج حاصله ایجاد کنند. به همین دلیل با گذشت زمان و مشخص شدن آثار مثبت به کار بردن این مهارت باقی شرکت‌ها نیز به استفاده از این موضوع پرداختند و توانستند به مدیریت بهتری بر کارهای‌شان دست یابند.
در عصر حاضر این رشته به یکی از پرطرفدارترین و پراستقبال‌ترین رشته‌های دانشگاهی بدل شده چرا که هم دارای بازار کار خوبی است و همچنین در جهت کسب و کارها و پروژههای شخصی میتواند مفید باشد. در ادامه این پست در وبلاگ موسسه آموزش عالی آزاد نوین پارسیان به بررسی و توضیح تمامی موضوعات و مطالب مرتبط با این رشته و مهارت مهم می‌پردازیم و تمامی نکاتی که درجهت مدیریت پروژه و آموزش مدیریت شرکت یا برند خود احتیاج دارید را بررسی کرده و توضیح می‌دهیم.
مدیریت پروژه چیست و تعریف آن
به صورت کلی مدیریت پروژه فرآیندی است که در جهت حفظ مسیر پروژه و خارج نشدن از روند آن، به منظور دستیابی و نیل به یک تعادل اقتصادی و موجه، مابین سه عامل مهم هزینه، زمان و کیفیت، در زمان انجام پروژه که در این فرایند از ابزارها، نرم‌افزارهای تخصصی و تکنیک‌های مختص خود در به انجام رساندن این مهم کمک می‌گیرد.
در اصل مدیریت پروژه، مدیریت آموزش و آموزش مدیریت کنترل کردن اجرای کاملا دقیق و به صورت تمام و کمال برنامه‌ی تدوین شده برای پروژه است، به این صورت که در هنگام خارج شدن از برنامه بتوان با تشخیص دادن علت‌ها و بیان اقتصادی‌ترین و مفیدترین فعالیت‌های تخصصی، پروژه‌ی مدنظر را به نزدیک ترین و بهترین حالت ممکن به مسیر اصلی و اولیه خود برگرداند. مدیریت پروژه، مدیریت آموزش و آموزش مدیریت در این مسیر از سه عامل اساسی زیر بهره می‌گیرد:
- تعیین وضعیت حقیقی پروژه
- مقایسه کردن وضعیت واقعی با برنامه تدوین شده
- در نظر گرفتن اقدامات اصلاحی در دسترس
از نرم‌افزارهای رایج مقوله‌ی کنترل پروژه میتوان به سری نرم‌افزارهای پریماورا و همینطور نسخه‌های ام‌اس پروجکت اشاره کرد.
برنامه ریزی در اجرای مدیریت پروژه
- تهیه کردن ساختارهای شکست کار پروژه یا WBS
- برنامه‌ریزی، مدیریت آموزش و کنترل پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی یا CPM
- برنامه‌ریزی و کنترل پروژه با استفاده از روش PERT
- بودجه بندی پروژههای مختلف و زمانبندی منابع مورد استفاده در هر یک
- تهیه کردن گزارش‌هایی از روند پیشرفت پروژه‌ها
- تهیه گزارش‌های کارگاهی و مدیریتی
- مشارکت کردن در تحلیل تخصصی پروژه با توجه به مدیریت پروژه و مدیریت آموزش و تهیه طرح‌های بهبود عملکرد
- خدمات هزینه‌یابی و تخمین بودجه و همچنین تهیه صورت وضعیت
نکته اساسی قابل توجه مسئله‌ی شروع و توسعه ابزار BIM می‌باشد که میتواند با یکپارچه‌سازی همه‌ی فرایندهای مختلف کنترل و مدیریت پروژه به بهینه ساختن فرایندهای پروژه و همینطور افزایش قابل توجه بهره‌وری بینجامد.
ویژگی های یک پروژه
- پروژه ها موقتی می‌باشند، این به این معنی است که در زمان مشخصی پروژه‌ها آغاز می شوند و با توجه به برنام ریزی‌ها و مدیریت پروژه، بایستی در مدت زمان مشخصی هم به پایان برسند.
- هر پروژه‌ی مشخص اهدافی معین و خاص را دنبال می کند که بایستی با کیفیت بالا و مناسب و از پیش تعریف شده‌ای محقق شود.
- هر پروژه منحصربه‌فرد است و نتیجتا یک عمل معمولی و روتین نمی‌باشد؛ بلکه مجموعه‌ای متشکل از عملیات‌های مختلف و متعدد است که درجهت دستیابی به یک هدف نهایی واحد طراحی و اجرا شده است. در نتیجه اکثر تیم‌های پروژه معمولاً مشتمل بر افراد و متخصصانی است که به شکل معمول و در شرایط خارج از پروژه با یکدیگر کار نمی‌کنند، تا حتی برخی اوقات از سازمان‌های متفاوت و بعضا حتی از چندین جغرافیای مختلف و متعدد هستند.
- هر پروژه‌ای دارای دسته‌ای از محدودیت ها می‌باشد. پروژه بایستی در زمانی محدود و باتوجه اساسی به بودجه‌ی در دسترس به صورتی انجام پذیرد که کیفیت مدنظر و مطلوب را برآورده سازد.
تفاوت های مدیریت پروژه و ساخت
عدم قطعیت و متغیربودن مسیر انجام پروژه از قبل به صورت کامل مشخص نبوده و میتوان روند انجام پروژه را به راه رفتن در جاده‌ای مه آلود و با دید پایین تشابه کرد. همین ویژگی از تمایزات اصلی پروژه با عملیات و تولید را به خوبی به نمایش می‌گذارد. به طور کلی در یک کار تولیدی مسیر کاملا مشخص و شفاف است و فرآیندها به صورت متناوب تکرار می شوند ولی در طول انجام پروژه امکان بارها تغییر مسیر انجام پروژه و تعریف مجدد تمامی فرآیندهای مؤثر باشیم.
آشنایی با استانداردها
موسسه مدیریت پروژه (®PMI) در آخرین ویرایش کتاب معتبر استاندارد ®PMBOK که ماحصل همکاری‌های علمی بیش از هزار متخصص حوزه‌ی آموزش مدیریت پروژه می باشد، فرآیندهای کلی روند مدیریت پروژه را در پنج دسته آغازین، طرح‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل و اختتام تقسیم‌بندی کرده است. راهنمای آموزش مدیریت پروژه‌ی PMBOK همچنین ده حوزه‌ی اساسی برای آموزش مدیریت پروژه در نظر می‌گیرد:
- حوزه دانش مدیریت زمانبندی پروژه
- حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه
- حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه
- حوزه دانش مدیریت محدوده و محتوا پروژه
- حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه
- حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه
- حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه
- حوزه دانش مدیریت ذی‌نفعان پروژه
- حوزه دانش مدیریت منابع پروژه
- حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه
استعداد ها
مثلث استعداد PMI در واقع اشاره به همه‌ی مهارت‌های لازم و ضروری یک مدیر پروژه ایده‌آل و موفق دارد. این سه مهارت اساسی مشتمل بر مهارت‌های فنی، رهبری و مدیریت استراتژیک کسب‌وکار هستند. در واقع مقصود از مهارت‌های فنی مهارت‌های مرتبط با مدیریت پروژه همانند مدیریت ریسک، برنامه‌ریزی، تهیه ملزومات پروژه و از این دست مهارت‌های موردنیاز است. منظور از مهارت‌های مرتبط با رهبری نیز اکثرا مهارت‌های نرم همانند تعامل متناسب و سالم با اعضای تیم پروژه، تصمیم‌گیری، تیم‌سازی و از این دسته مهارت‌ها می‌باشد. منظور اصلی از مهارت‌های استراتژیک نیز دارا بودن بینش دقیق توسط مدیر پروژه نسبت به نیازمندی‌های پروژه، کسب‌وکار و مهارت‌های لازم در این دسته است.
محبوب‌ترن دوره های مهندسی مکانیک نوین پارسیان، آموزشگاه عالی فنی مهندسی
گام های اولیه در شروع پروژه
در اصل کنترل پروژه در طی نیمه دوم قرن بیستم میلادی و با کمک اساسی برخی استراتژی‌ها تکامل یافت. این استراتژی‌های تخصصی به وسیله نظامیان در جنگ دوم جهانی در جهت نظارت و بررسی روند انجام پروژههای بزرگ و پیچیده نظامی در حین جنگ استفاده می‌شد. البته باید خاطر نشان کرد که در سال‌های قبل‌تر، از استراتژی‌ها و روندهای کنترل پروژه جهت ساخت و اجرایی کردن خطوط راه‌آهن عظیم نیز استفاده می‌شد.
لازم به ذکر است که این مسئله در اصل در سال ۱۸۶۰ آغاز گشت و در طی انجام این پروژه هزاران نفر با تخصص‌های مختلف مشغول به کار بودند؛ همچنین هر روز چندین تن مواد اولیه خام جهت ساخت و ساز از مکان‌ها و معادن مختلف به برنامه‌ی عملی این پروژه وارد می‌شد و میتوان به جرئت گفت مدیریت آن بدون استفاده از علم کنترل پروژه به کل غیرممکن بود.
پس از شکل گرفتن مبانی نخستین و اساس مدیریت پروژه در ابتدای قرن بیستم، فردریک تیلور با معرفی کردن مفهوم پایه‌ای مدیریت، روند کار روزانه کارگران را با تحول روبرو کرد. در اصل فردریک تیلور در عوض اینکه از کارگران بیشتر کار کردن را بخواهد، از آنها کار کردن با استراتژی‌های خاص و هوشمندانه‌تر را خواست و در نتیجه قادر بود تاثیرات بسیار مثبتی و مفیدی را روی بازده کار آنان و به کل، مجموعه‌ی تولیدی داشته باشد. کار هوشمندانه‌تر در هر سازمان، شرکت، کارخانه و حتی گروه میتواند به طرر قابل توجهی تولید و بازده کاری را بالا ببرد.
بومی سازی در مدیریت
نقطه اساسی شکست در روند پیاده‌سازی و اجرای استانداردها از ابتدای اقدام به این موضوع آغاز میشود. معمولا در سازمان‌ها تلاش بر این است که استانداردها دقیقا همانگونه که در مراجع عنوان شده‌اند پیاده‌سازی و اجرا گردند در حالی که رفتار سازمانی، زیرساخت‌های اداری، حامیان و … موجب می‌گردد که تیم پیاده‌سازی و اجرا همانند جراحی ماهر روش‌های متعدد و متنوعی در جاری ساختن و پیاده‌سازی استانداردها استفاده کند و یا تغییرات، اصلاحات مناسب نیاز خود را شکل دهد. توجه به این اصل مهم برای غملکرد بهینه‌ی کلیهٔ سازمان‌ها و شرکت‌ها الزامی و حیاتی است.
نرم افزار مدیریت پروژه
باید توجه داشت که برای کنترل پروژه نرم افزارهای تخصصی نیز تولید و توسعه یافته است که مدیران و متخصصین می‌توانند برای مدیریت پروژههای مدنظرشان از آنها استفاده لازم را ببرند. بسیاری از این نرم‌افزارها رایگان هستند ولی درجهت دسترسی به تمامی ویژگی‌های مخصوص آنها بایستی هزینه‌ای جداگانه بپردازید. دو نمونه از پرکاربردترین و اثربخش‌ترین نرم افزارهای این حوزه میتوان به ام‌اس‌پی (Microsoft Project Manager) و پریماورا اشاره کرد که بخش زیادی از شرکت‌های داخل کشور و خارجی از این دو نرم‌افزار بهره می‌برند. در موسسه آموزش عالی نوین پارسیان اساتید مجرب ما در دوره‌های آموزش مدیریت پروژه این دو نرم‌افزار تخصصی را به مدیران و علاقمندان گرامی آموزش می‌دهند.
برخی از موارد استفاده نرم افزارهای مدیریت پروژه
- لیست کردن وظایف افراد
- زمانبندی اختصاص یافته به هر یک از موارد پروژه
- نمایی کلی از مدت زمان مورد نیاز برای انجام پروژه
- اطلاعاتی از روند فعالیت و حجم کار جهت اتمام پروژه تعریف شده
- مدارک
این رشته مناسب چه کسانی است
به طور معمول مدیران پروژه، شغل‌های مختلفی و متفاوتی را برعهده می‌گیرند:
مسئول زمانبندی پروژه: این شخص بایستی از توانایی بالایی در تعهدات زمانی و زمانبندی پروژه برخوردار باشد تا کارها مطابق زمانبندی موردنظر پیش بروند.
هماهنگ‌کننده پروژه: کارها و فعالیت‌هایی از جمله برگزار کردن جلسات مربوط به پروژه و یا پیگیری روند اجرای پروژه در بخش های مختلف
دستیار مدیر پروژه: این فرد در مواقع اضطراری و مهم به مدیر پروژه یاری می‌رساند و معمولا بخش‌های خاصی از پروژه بر عهده این شخص گذاشته میشود.
مدارک و گواهی نامه ها
برای مدیریت پروژه با توجه به نوع و حیطه فعالیت شرکت مدارکی در موضوعات مختلف مانند مهندسی یا علوم کامپیوتر موردنیاز است. البته باید دقت داشته باشید که مدرک MBA نیز برای مدیران پروژه کارساز است. البته مدارک دیگری هم برای کنترل پروژه نیاز است و یکی از آنها مدرک متخصص مدیریت پروژه است که طرف موسسه PMI به متقاضیان داده میشود. البته درست است که این موسسه خصوصی است اما شرط بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها داشتن این گواهی‌نامه است.
10 مهارت کلیدی در مدیریت پروژه
- داشتن مهارت تفکر سیستماتیک
- شناسایی فرآیند مدیریت پروژه
- سنجش عملکرد پروژه
- مدیریت قوانین
- توانایی مدل سازی فرآیند پروژه برای کارکنان
- مهارت درک مفهوم فرآیند پروژه
- تحلیل فرآیند پروژه
- طراحی فرآیند مدیریت پروژه
- بهبود فرآیندها از طریق حاکمیت و تصمیم گیری و استقرار تکنولوژی
- مهارت در مدیریت تغییرات احتمالی پروژه
شاید مقاله دانستنی‌های مهندسی عمران را نیز بپسندید
انواع مدل در مدیریت پروژه
مدیریت پروژه فرایندی منعطف و پویا است. از همین جهت میتوان برای آن انواع مختلف و روش‌های متعددی را تعریف کرد. با توجه به نوع و حساسیت پروژه هر یک از انواع این روش‌ها میتواند برای مدیریت پروژه به کار گرفته شود.
مدل آبشاری
مدل آبشاری از قدیمی ترینروش های مدیریت پروژه است که هنوز هم توسط تیم های توسعه استفاده میشود. در این روش هر مرحله به طور کامل به مرحله قبل وابسته است. در حالی که سبک آبشاری بسیار کندتر از نمونه های مشابه خود است، میتواند برای کسانی که به دنبال ساختاربندی یا پیش بینی زیادی هستند مفید باشد.
چابک
روش چابک نسبت به آبشاری سریعتر است و فرآیندهای بیشتری را پوشش میدهد. چنین نیز میتوان گفت که روش «چابک» لزوماً یکی از انواع مدیریت پروژه نیست و میتوان به عنوان یک طرز فکر یا روش کار در هر موضوعی به آن نگاه کرد. در روش «چابک» از زیرگروه های کوچک برای انجام کار استفاده می شود که نقش افراد در آنها قابل جابه‌جایی است.
مدل اسکرام
اسکرام خلاصه شده روش چابک است. بسیار سریع است و دارای یک محدوده کوچک است. در روش اسکرام پروژه در قطعات کوچک و معمولاً براساس یک بازه زمانی یک ماهه برنامه ریزی میشود. این روش برای تیم های کوچک مناسب است.
کنبام
این روش نیز یکی دیگر از زیر مجموعه های روش چابک است. برخلاف نوع اسکرام مدیریت پروژه که بسیار متکی به زمان است، کنبام به سازمانی و ساخت‌یافته بودن روند کار اهمیت میدهد. برای تحقق این امر، کنبام در درجه اول به تعداد وظایفی که در هر فرآیند انجام میشود، چگونگی سادهسازی و غیره نگاه می کند. این روش برای انجام پروژههای کارخانهای که محصولات مشابه در تعداد بالا تولید میکنند مناسب است.
مدل تکیه گاهی
در این روش مدیریت پروژه که از نظر اتکا به روندها و ساختارها مانند کنبام است، تأکید بر ذهنیت مشتری است. در این روش مهم این است که چگونه کار به صورتی پیش برود که بهترین نتیجه در مناسب ترین زمان به مشتری ارائه شود.
شش سیگمای
تاکید این مدل بر کیفیت خروجی است. این روش در صورتی مفید خواهد بود که پیش از آن از روش تکیه گاهی استفاده کرده باشید و در انتها نتیجه نهایی به مقدار لازم رضایت بخش نباشد. درواقع مدل شش سیگما میتواند با سایر روش ها ادغام شده و به بهبود نتیجه کمک کند.
مدل پراس 2
مدل PRINCE2 اکثرا توسط بخش های خصوصی و یا توسط دولت مورد بهره قرار می‌گیرد و تمرکز اصلی آن کارایی و به حداقل رساندن خطاها است. این روش در واقع متمرکز بر جزئیات اساسی است و اصول پروژه را به مراحل محصول محور و کوچکتر تقسیم‌بندی میکند.
