مروری بر روند سفارش گذاری و پیشنهاد فنی و فعالیت های بعد از قرار داد

قراردادها در فرآیند فروش برای شرکت های مختلف ضروری هستند. شرکت‌ها در هر اندازه، از کسب‌وکارهای کوچک گرفته تا شرکت‌های چند ملیتی بزرگ، از قراردادها برای ایجاد توافقات بین فروشندگان، شرکای تجاری یا مشتریان استفاده می‌کنند. اما برای ایجاد یک قرارداد معتبر، هر دو طرف باید یک سری مراحل به نام فرآیند قرارداد را طی کنند.

هدف از قرارداد و رویه بررسی سفارش این است که اطمینان حاصل شود که تمام قیمت‌ها، سفارش‌ها یا مناقصه‌ها برای تعیین الزامات لازم قابل اعمال برای محصول یا خدمات بررسی می‌شوند و شرکت توانایی و ظرفیت پاسخگویی به نیازهای مشتری را دارد.

روش بررسی قرارداد و سفارش بر اساس الزامات بند 8.2 ISO 9001:2015 – الزامات محصولات و خدمات آموزش مدیرت ایجاد شده است. دامنه رویه این است که اطمینان حاصل شود که قیمت‌ها، سفارش‌ها و قراردادهای دریافتی برای پردازش، به موقع بررسی می‌شوند و تعیین اینکه همه الزامات به اندازه کافی تعریف شده، مستند شده و/یا مورد توافق هر دو طرف قرار گرفته‌اند، که هر گونه تفاوت بین قیمت ها، سفارش ها و قراردادها برای پذیرش حل و فصل می شوند.

روند و فرآیند انعقاد قرارداد

قرارداد تجاری یک توافق نامه الزام آور قانونی بین دو یا چند طرف (یعنی نهادهای تجاری) است. یک قرارداد معمولاً شامل نام طرفین قرارداد، شرح خدماتی که باید ارائه شود، شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مربوطه را شامل می شود. این مهم است که همه طرف های درگیر، محدوده توافق را درک کنند تا به درستی از حقوق و منافع خود محافظت کنند.

فرآیند قرارداد مجموعه ای از مراحل است که سازمان ها برای توسعه، مذاکره و اجرای قرارداد دنبال می کنند. با شناسایی ذینفعان کلیدی و نقش آنها در هر دو طرف شروع می شود.

در مرحله بعد، هر دو طرف در مورد شرایط و ضوابط قرارداد، از جمله شرایط پرداخت، جدول زمانی تکمیل، مشخصات خدمات/محصول، قراردادهای استاندارد و هر گونه اطلاعات مرتبط دیگر مذاکره می کنند. هنگامی که هر دو طرف در مورد شرایط توافق کردند، آنها باید یک سند قرارداد الزام آور را که حاوی تمام جزئیات توافق شده است تهیه و امضا کنند.

فرآیند تولید قرارداد : کل فرآیند ایجاد یک قرارداد از ابتدا تا انتها.

فرآیند مدیریت قرارداد : فرآیندهای مربوط به مدیریت قراردادها پس از ایجاد آنها، از جمله پیگیری تعهدات و عملکرد، نظارت بر رعایت و اجرای شرایط قرارداد.

فرآیند آماده سازی قرارداد : آماده سازی اسناد قرارداد قبل از امضای آنها. این شامل جمع آوری اطلاعات، ایجاد پیش نویس توافقنامه و بررسی آن با سایر طرف های درگیر برای اطمینان از دقیق بودن تمام جزئیات است.

وظایف فرآیندهای پیمانکاری

از اعطای قرارداد تا فسخ، فرآیند قرارداد به گونه ای طراحی شده است که از حقوق و منافع همه طرفین محافظت شود. این فرآیند به هر دو طرف کمک می کند تا نقش، تعهدات و تعهدات خود را بهتر درک کنند. همچنین امکان حل و فصل کارآمد اختلافات احتمالی در طول مدت توافق را فراهم می کند.

تدارکات قرارداد

پس از اینکه یک کسب و کار یک درخواست برای پیشنهاد (RFP) یا درخواست پیشنهاد (RFQ) دریافت کرد، آنها – همراه با سایر پیمانکاران بالقوه – یک پیشنهاد ایجاد می کنند. اگر قرارداد به آنها واگذار شود، باید مراحل قرارداد را طی کنند.

خرید قرارداد فرآیند برنده شدن در یک قرارداد است و به چندین مرحله نیاز دارد. ابتدا، پیمانکاران بالقوه باید RFP یا RFQ را بررسی کنند و تعیین کنند که آیا منابع لازم برای انجام درخواست را دارند یا خیر. در این صورت، آنها باید پیشنهادی ایجاد کنند که خدمات/محصولات پیشنهادی، هزینه و جدول زمانی تکمیل آنها را مشخص کند و آن را به طرف درخواست کننده ارسال کند.

پس از دریافت و بررسی پیشنهادات، طرف درخواست کننده یک پیمانکار (یا چندین پیمانکار) را برای جایزه انتخاب می کند. سپس برندگان باید فرآیند قرارداد را تکمیل کنند تا توافق نهایی شود.

آماده سازی قرارداد

پس از انعقاد قرارداد، کسب و کار می تواند آماده سازی قرارداد را آغاز کند. این شامل جمع آوری اطلاعات از هر دو طرف، ایجاد یک پیش نویس توافق و بحث در مورد آن با طرف مقابل برای اطمینان از دقیق بودن تمام جزئیات است.

فرآیند تألیف قرارداد شامل چندین مرحله است:

1. تحقیق در مورد قوانین و مقررات قابل اجرا: بسته به صنعتی که یک شرکت در آن فعالیت می کند، ممکن است قوانین قابل اجرا وجود داشته باشد که باید مورد توجه قرار گیرد.
2. صحبت با ذینفعان کلیدی: مهم است که مطمئن شوید همه اعضای تیم و ذینفعان از شرایط قرارداد آگاه هستند.
3. تهیه پیش نویس سند: کسب و کارها می توانند از ابتدا یک قرارداد بنویسند، از یک الگو استفاده کنند یا از یک پلت فرم مدیریت قرارداد برای انجام کارها به طور موثر استفاده کنند.
4. ارزیابی ریسک: قرارداد همچنین باید شامل استراتژی های مدیریت ریسک و زمینه های احتمالی اختلاف باشد.
5. نهایی کردن سند: قبل از ارسال قرارداد به طرف مقابل، سازندگان و ذینفعان داخلی کسب و کار باید سند را بررسی کنند تا از صحت همه جزئیات اطمینان حاصل کنند.

هنگام تهیه قرارداد، بهتر است یک قالب یا چارچوبی داشته باشید که بسته به شرایط قابل سفارشی سازی باشد. به خصوص در فرآیندهای پیچیده فروش، این امر چرخه معامله را تسریع می کند و خطر خطاها و قصور در فرآیند ایجاد قرارداد را کاهش می دهد.

مدیریت ریسک قرارداد

مدیریت ریسک فرآیند شناسایی، ارزیابی و کنترل خطرات احتمالی است که ممکن است از هر نوع فعالیت تجاری ناشی شود. این به سازمان ها کمک می کند تا هرگونه خطری را که می تواند بر عملکرد و عملکرد آنها تأثیر منفی بگذارد، پیش بینی و کاهش دهند. هدف مدیریت ریسک به حداقل رساندن یا حذف هرگونه زیان احتمالی ناشی از این خطرات است.

مدیریت ریسک شامل مراحل متعددی از جمله ارزیابی ریسک های بالقوه و تعیین کنترل های مناسب برای کاهش آنها می باشد.

در فرآیند قرارداد، این شامل بررسی توافق برای هر گونه ابهام یا خلأهای احتمالی است که هر یک از طرفین می توانند از آنها استفاده کنند. همچنین مستلزم ایجاد مکانیسم هایی است که به طرفین اجازه دهد تا اختلافات را به طور مؤثر حل کنند.

مذاکره قرارداد

پس از تنظیم قرارداد، طرفین قرارداد تحت یک فرآیند مذاکره قرار می گیرند. این به آنها اجازه می دهد تا هرگونه سوء تفاهم را روشن کنند و در مورد شرایط، شرایط و مسئولیت ها به توافق برسند.

پس از ارسال قرارداد برای بررسی، مذاکرات می تواند شامل مکالمات متعددی باشد که بر چندین جنبه از توافق متمرکز است:

1. پالایش دامنه خدمات و/یا محصولات
2. تعیین مهلت و تاریخ تحویل
3. تعیین قیمت
4. توافق در مورد هر بندهای خاصی که باید در توافقنامه گنجانده شود
5. پرداختن به هرگونه خطر یا بدهی احتمالی

در بسیاری از موارد، شرایط در مرحله RFQ توافق می‌شود و شرکتی که برنده قرارداد می‌شود، این کار را با ارائه بیشتر این اطلاعات از قبل انجام داد. فرآیند مذاکره به منظور رفع هرگونه اختلاف بین دو طرف و اطمینان از اینکه همه در یک صفحه هستند، انجام می شود. مذاکره همچنین می تواند شامل امتیاز دادن هر دو طرف باشد. این شامل کنار گذاشتن برخی از جنبه‌های توافق یا تغییر زبان برای مطابقت بهتر با نیازهای هر دو طرف است.

اصلاح قرارداد

خط قرمز قرارداد فرآیندی است که طی آن تغییراتی در قرارداد موجود ایجاد می شود. این مورد زمانی استفاده می‌شود که هر یک از طرفین الزامات جدیدی داشته باشند یا به دلیل قوانین، مقررات یا خط‌مشی‌های جدید، قرارداد اصلی نیاز به به‌روزرسانی داشته باشد. فرآیند تغییر قرارداد شامل بررسی تغییرات و مذاکره هر دو طرف تا رسیدن به توافق رضایت بخش است.

تایید قرارداد

پس از تکمیل فرآیند مذاکره، قرارداد باید تایید نهایی را از طرفین دریافت کند. مدت زمان مورد نیاز برای تایید می تواند بسته به تعداد ذینفعان درگیر به طور قابل توجهی متفاوت باشد. مهم است که یک فرآیند ساده برای دریافت علائم لازم و جلوگیری از هرگونه تاخیر وجود داشته باشد.

نهایی شدن و امضای قرارداد

زمانی که همه درگیران قرارداد را تصویب کردند، برای نهایی شدن و امضای آن آماده است. در این مرحله، سند رسمی را می توان با هر دو طرف به اشتراک گذاشت. این معمولاً از طریق یک پلت فرم امضای الکترونیکی انجام می شود که امکان تبادل سریع و ایمن امضا را فراهم می کند. هنگامی که همه امضاها به دست آمد، قرارداد از نظر قانونی لازم الاجرا تلقی می شود و امضای قرارداد کامل می شود.

تمدید قرارداد

در پایان مدت قرارداد، می توان روند را برای تمدید قرارداد تکرار کرد. این شامل بررسی قرارداد اصلی و ارزیابی عملکرد آن در طول چرخه عمر آن است. همچنین زمان آن است که پیمانکار و تیم فروش هرگونه تغییر در نیازها یا اهداف تجاری را که ممکن است نیاز به اصلاح شرایط موجود داشته باشد، ارزیابی کنند.  در صورت نیاز به بازنگری در الزامات قرارداد، یک فرآیند جدید مذاکره بین طرفین قرارداد آغاز خواهد شد.

فسخ قرارداد

گاهی اوقات، هر یک از طرفین ممکن است تصمیم بگیرد که قرارداد را به طور کامل لغو کند.

چند دلیل ممکن است فسخ قرارداد رخ دهد:

1. این قرارداد دیگر پاسخگوی نیازهای تجاری هیچ یک یا هر دو طرف نیست.
2. شرایط مالی برای یک طرف خیلی گران شده است.
3. این شرکت تصمیم گرفته است گزینه دیگری را دنبال کند.
4. در هر صورت، باید در مورد نحوه رسیدگی به روند لغو و معنای آن برای هرگونه تعهدات موجود توافق حاصل شود. این باید به وضوح در بند فسخ قرارداد مشخص شود تا هر دو طرف حقوق و مسئولیت های خود را درک کنند.

نحوه بهینه سازی فرآیند پیمانکاری

فرآیند انعقاد قرارداد می تواند پیچیده و زمان بر باشد، به ویژه زمانی که شرکت ها مدل های قیمت گذاری پیچیده ای دارند. اما راه های مختلفی در آموزشگاه فنی برای ساده سازی آن وجود دارد.

1. از سیستم مدیریت قرارداد استفاده کنید: نرم افزار مدیریت قرارداد، مذاکرات را تسریع می کند و به تیم ها اجازه می دهد تا کارآمدتر همکاری کنند. این تضمین می‌کند که همه طرف‌ها به به‌روزترین اطلاعات دسترسی دارند و احتمال اشتباه یا اشتباه را کاهش می‌دهد.

2. اتوماسیون اهرمی: خودکارسازی بخش‌های خاصی از فرآیند قرارداد می‌تواند به ساده‌سازی و تسریع مذاکرات کمک کند. از خودکارسازی فرآیندهای تولید سند و امضا گرفته تا مسیریابی خودکار قراردادها برای تأیید، اتوماسیون فروش می تواند در زمان و منابع صرفه جویی کند.

3. اطمینان از انطباق: رعایت در هر فرآیند قرارداد ضروری است. شرکت ها باید اطمینان حاصل کنند که قراردادهای آنها با تمام قوانین و مقررات مربوطه مطابقت دارد. این به این معنی است که یک فرآیند بررسی انطباق قوی وجود داشته باشد تا همه قراردادها قبل از امضای آنها از نظر صحت بررسی شوند.

4. فرآیندهای تعریف شده را تنظیم کنید: تعریف فرآیندها و رویه‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که فرآیند قرارداد به خوبی اجرا می‌شود. استراتژی مدیریت قرارداد شامل موارد زیر می شود:

1. ایجاد قالب ها
2. تخصیص نقش ها و مسئولیت ها در سازمان
3. تنظیم قوانین برای اعلان ها
4. ایجاد جدول زمانی برای بررسی و ثبت نام

این مراحل به ساده‌سازی فرآیند، کاهش اشتباهات و ایجاد یک سیستم مدیریت قرارداد کارآمدتر کمک می‌کند.

5. آموزش کارکنان در مورد فرآیندهای مدیریت قرارداد: کارکنان را در مورد فرآیند قرارداد آموزش دهید و منابعی را در اختیار آنها قرار دهید تا اطمینان حاصل شود که آنها درک کاملی از نحوه عملکرد این فرآیند دارند.

فروشندگان همچنین باید با نکات ظریف حقوقی قراردادها آشنا باشند تا بتوانند سوالات آگاهانه بپرسند و بهترین معاملات را برای سازمان خود مذاکره کنند.

مزایای خودکارسازی فرآیند پیمانکاری

اتوماسیون فرآیند قرارداد در مراحل مختلف به کسب و کارها و تیم های فروش مزایای زیادی می دهد.

افزایش بهره وری: مزیت اصلی نرم افزار مدیریت قرارداد این است که می تواند کارایی را در کل فرآیند قرارداد افزایش دهد.

تدارکات: وقتی فروشندگان این اختیار را داشته باشند که به سرعت قراردادها را پیش نویس، بررسی و تأیید کنند، می توانند معاملات را سریعتر ببندند.

آماده‌سازی: تولید خودکار اسناد، مسیریابی برای تأیید و فرآیندهای امضا، زمان آماده‌سازی قرارداد را کاهش می‌دهد.

اعتبارسنجی: اتوماسیون همچنین می تواند با علامت گذاری مسائل مربوط به انطباق بالقوه قبل از اجرای قراردادها، به اطمینان از دقت کمک کند.

طبق نظر PwC، مدیریت خودکار قرارداد نتایج زیر را به همراه دارد:

1. چرخه مذاکره 50 درصد سریعتر
2. 2)      75-90٪ پرداخت های نادرست کمتر
3. 3)      10-30٪ هزینه های عملیاتی و پردازش مدیریت قرارداد پایین تر

این امر تمرکز شرکت ها را بر روی فعالیت های با ارزش بالا مانند مدیریت ارتباط با مشتری و استراتژی فروش آسان تر می کند.

بهبود دید: اتوماسیون دید قراردادهای در حال انجام را بهبود می بخشد و به مدیران امکان می دهد پیشرفت را پیگیری کرده و در صورت لزوم اقدام کنند. به عنوان مثال، زمانی که یک قرارداد بیش از حد انتظار تصویب می شود، مدیران می توانند مداخله کنند و هر مشکلی را که ممکن است روند را متوقف کند حل و فصل کنند.

کاهش ریسک: انطباق جزء کلیدی هر فرآیند موفق قرارداد است. تطابق باقی ماندن مستلزم دانش به روز دائمی مقررات و سیاست ها است. خودکارسازی فرآیند قرارداد می‌تواند با علامت‌گذاری نقض‌های احتمالی قبل از وقوع، به کاهش ریسک انطباق کمک کند و به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت مشکلات را قبل از امضای قرارداد حل کنند. این امر احتمال بروز اختلافات قانونی بعداً به لیل عدم رعایت را از بین می برد.

 بهبود تصمیم گیری: اتوماسیون قرارداد کیفیت داده‌های مورد استفاده برای تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد، که ریسک را کاهش می‌دهد و به تیم‌های فروش کمک می‌کند تا معاملات بهتری را مذاکره کنند و تجربه فروش کلی را بهبود بخشند.

 تیم‌های فروش می‌توانند از تحلیل‌ها و بینش‌های داده‌های قرارداد برای تصمیم‌گیری استفاده کنند و به آن‌ها اجازه می‌دهند مذاکرات آگاهانه‌تری داشته باشند و معاملات سودآورتری را ببندند.

تجربه خرید بهتر: برای به حداکثر رساندن خروجی فروش، مهم است که اطمینان حاصل شود که تجربه خرید تا حد امکان یکپارچه و کارآمد است. زمان چرخه فروش یک معیار کلیدی برای اندازه گیری تجربه خرید است و 18 درصد از چرخه فروش توسط فرآیندهای قراردادی اشغال می شود.

مدیریت خودکار قرارداد، تولید، بررسی و امضای سریع قراردادها را آسان می کند. این به طور قابل توجهی زمان چرخه فروش را کاهش می دهد و تجربه خرید بهتری را برای مشتریان ایجاد می کند.

فناوری و نرم افزار ها برای ساده کردن فرآیند قرارداد

ابزارهای متعددی را می توان برای ساده کردن فرآیند قرارداد استفاده کرد.

1. مدیریت روابط مشتری با CRM: نرم افزار CRM یک مرکز مرکزی برای ذخیره، ردیابی و مدیریت تمام داده ها و اسناد مشتری در اختیار تیم های فروش قرار می دهد. این به آنها کمک می کند تا سازماندهی شوند و روند انعقاد قرارداد به خوبی اجرا شود.
2. عملاً هر شرکتی از نوعی ابزار CRM استفاده می‌کند و یکپارچه‌سازی CRM با نرم‌افزار مدیریت قرارداد تجربه‌ای یکپارچه از قرارداد را ارائه می‌دهد.
3. چرخه عمر قرارداد را با CLM مدیریت کنید: نرم افزار مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) برای خودکارسازی کل فرآیند قرارداد طراحی شده است. می توان از آن برای پیش نویس، مذاکره، پیگیری و تأیید قراردادها به سرعت و با دقت استفاده کرد و در عین حال پرونده های قرارداد را در همان مکان نگه داشت.
4. مدیریت قیمت گذاری قراردادی با CPQ: مدیریت قیمت گذاری قراردادی یکی از کارکردهای ضروری راه حل پیکربندی، قیمت، نقل قول (CPQ) است. نرم افزار CPQ تیم های فروش را قادر می سازد تا محصولات و خدمات را به سرعت و با دقت پیکربندی، قیمت گذاری و قیمت گذاری کنند. این قابلیت می تواند باعث صرفه جویی در زمان، افزایش دقت و ارائه قیمت دقیق برای مشتریان شود.

سیستم CPQ با ERP، CRM و CLM یکپارچه می شود تا بتواند به تمام اطلاعات مربوطه در مورد قرارداد هر مشتری دسترسی داشته باشد. این شامل دسته بندی محصولات و خدمات، توضیحات اقلام، هزینه واحد، تخفیف های کمیت، ساختارهای تخفیف ویژه، هزینه های تحویل، مالیات، اطلاعات حمل و نقل، روش های پرداخت پذیرفته شده، دوره های گارانتی، سیاست های بازگشت، تخفیف برای سفارش مقادیر زیاد، تاریخ انقضا در قراردادها یا قیمت ها می شود. ، کدهای تبلیغاتی که تخفیف های اضافی یا پیشنهادات ویژه ارائه می دهند.

با پیکربندی این اطلاعات در سیستم CPQ، تیم های فروش می توانند به سرعت قیمت های دقیقی را برای مشتریان ایجاد کنند. هنگامی که قیمت در قرارداد تأیید شد، به قیمت قراردادی مشتری تبدیل می شود. این سیستم همچنین به نمایندگان فروش اجازه می‌دهد تا قیمت‌های سفارش‌های جدید را براساس قراردادهای موجود یا سفارش‌های قبلی از همان مشتری تنظیم کنند.

با یک سیستم CPQ که به درستی پیکربندی شده است، مدیریت دقیق و کارآمد قیمت گذاری قراردادی آسان تر از همیشه است. این امر باعث می شود مشتریان با شرایط قرارداد خود آشنا شوند و اطمینان حاصل کنند که رقابتی ترین قیمت های موجود را برای خرید خود دریافت می کنند. علاوه بر این، به سازمان ها کمک می کند تا با اطمینان از دریافت قیمت قراردادی برای کالاها و خدمات خود، همانطور که در قراردادهای قراردادی آنها مشخص شده است، سود خود را به حداکثر برسانند.

پروپوزال فنی چیست؟

  پروپوزال فنی یک سند متقاعد کننده است که الزامات فنی و جزئیات یک پروژه یا خدمات جدید را مشخص می کند. نوشتن پروپوزال فنی شامل تبدیل اطلاعات فنی به یک سند قابل درک است. می تواند شامل عناصری مانند:

1. محدوده کار
2. نتایج / مزایا
3. وظایف/موارد تحویلی
4. بودجه
5. هر چیزی که از حیطه کار خارج شود

این اطلاعات می تواند در قرارداد نهایی مورد استفاده قرار گیرد، اگر این یک سند رو به مشتری باشد. یک پیشنهاد فنی به یک نوع محدود نمی شود. در اینجا چند نوع پیشنهاد فنی وجود دارد:

1. پیشنهاد فروش
2. پیشنهاد پژوهش
3. طرح پیشنهادی
4. پیشنهاد اجرایی

به عنوان مثال، بگویید که در حال تلاش برای متقاعد کردن یک مشتری بالقوه برای خرید نرم افزار امنیت سایبری شرکت شما هستید. شما یک پیشنهاد فروش فنی می نویسید که مشکل مشتری، مزایای حل آن و اینکه چگونه نرم افزار شما بهترین راه حل است را برجسته می کند.

یک پروپوزال فنی نیز ممکن است داخلی باشد و نه یک پیشنهاد خارجی با مشتری. شاید شما یک مهندس هستید و ایده ای برای یک مدیریت پروژه داخلی گردش کار جدید دارید. شما یک پیشنهاد فنی داخلی ایجاد می کنید که مشکل، راه حل را پوشش می دهد و برنامه ای برای به اشتراک گذاشتن با رئیس خود دارید.

مرحله 1: پیشنهاد فنی خود را برنامه ریزی کنید

برخلاف تصور برخی از نویسندگان پروپوزال، تهیه پیش نویس پروپوزال فنی را فوراً شروع نکنید. ابتدا برنامه ریزی محتوا برای کارایی و اثربخشی بسیار مهم است.

ابتدا از خود بپرسید: خواننده این پیشنهاد فنی کیست؟ چرا دارم مینویسمش؟ این خواننده چه چیزی باید بداند؟ سطح دانش فنی آنها چقدر است؟ ترجیحات آنها چیست؟

این اطلاعات بر لحن، زبان، میزان جزئیاتی که وارد می‌کنید و موارد دیگر تأثیر می‌گذارد! به طور خلاصه از این مرحله نگذرید. درک عمیقی از نیازها، خواسته ها و ترجیحات خواننده خود داشته باشید.

پس از دریافت پاسخ، محتوای خود را ترسیم کنید. چه اطلاعاتی را درج خواهید کرد؟ نکات اصلی شما چیست؟ نکات فرعی شما؟ ایجاد یک طرح کلی یا نقشه مفهومی می تواند به رساندن ایده های شما بر روی کاغذ و سرعت بخشیدن به روند واقعی نوشتن کمک کند.

مرحله 2: ساختار محتوا

مهم نیست که یک پروپوزال ایمیل غیررسمی می نویسید یا یک درخواست رسمی برای پیشنهاد (RFP)، پیشنهادها به طور متقاعدکننده ای از این ساختار کلی پیروی می کنند:

1. خلاصه اجرایی
2. مشکل یا نیاز خواننده
3. مزایای غلبه بر این مشکل یا رفع نیاز
4. راه حل ارزشمندی که می توانید ارائه دهید
5. شرایط، جزئیات، و هر گونه هزینه

توجه داشته باشید که چگونه این ساختار با بخش “درباره ما” شروع نمی شود که جزئیات شرکت شما یا شما را نشان می دهد. در عوض، مخاطب محور است. نیازها و نکات دردناک خواننده را در ذهن نگه می دارد. این به خواننده نشان می دهد که شما درک عمیقی از مشکل آنها دارید و می توانید کمک کنید.

مرحله 3: واضح بنویسید و روی خواننده تمرکز کنید

شما باید برنامه محتوای خود را دنبال کنید. زمان نوشتن پیشنهاد واقعی است. هنگام نوشتن سند، به یاد داشته باشید که خواننده شما مرکز عمل است. بنویسید تا نیازهای آنها را برآورده کنید و درک آنها را افزایش دهید.

در اینجا چند نکته برای ایجاد یک پیشنهاد خواننده متمرکز وجود دارد:

یک عنوان متقاعد کننده ایجاد کنید: از عنوان خود به عنوان یک فرصت متقاعدسازی استفاده کنید. به عنوان مثال، به جای «پیشنهاد خدمات فناوری اطلاعات»، «محافظت از داده‌های مشتری خود با سرویس‌های ابری» را در نظر بگیرید.

یک خلاصه اجرایی واضح بنویسید: خواننده شما وقت ندارد صفحات و صفحات اطلاعات را مرور کند. نکات کلیدی پیشنهاد خود را در یک خلاصه اجرایی مختصر اما جامع خلاصه کنید.

از مطالب عمومی خودداری کنید: در پروپوزال خود مشخص شوید. دقیقاً مشخص کنید که محصول یا خدمات شما چگونه به خواننده کمک می کند. از استعاره های مبهم، اغراق آمیز، و زبان ضعیف دوری کنید.

از زبان تداعی کننده استفاده کنید: افعال فعال را انتخاب کنید. از کلمات غیر ضروری بپرهیزید. به عنوان مثال، به جای سه کلمه “تصمیم بگیر”، می توانید از فعل قوی تر “تصمیم گیری” استفاده کنید.

اصطلاحات را برش دهید: اصطلاحاتی مانند “پایان روز” یا “ASAP” ممکن است خوب به نظر برسد، اما کرکی است و می تواند خواننده را گیج کند. به یاد داشته باشید: ممکن است شما پیشینه فنی داشته باشید و اصطلاحات خاصی را درک کنید، اما خواننده شما ممکن است اینطور نباشد. اصطلاحات و معانی را هجی کنید.

مرحله 4: فرمت برای افزایش درک خواننده

یک پروپوزال نباید از یک قالب خاص پیروی کند زیرا هر پروپوزال به نیازهای خواننده شما بستگی دارد. با این حال، سه فرمت برای بررسی وجود دارد:

RFP یا درخواست پیشنهاد. قالب پیشنهاد معمولاً باید با فرمت و مشخصات سفارش در درخواست‌های پیشنهاد مطابقت داشته باشد.

یک پیشنهاد غیر رسمی بسته به خواننده، شما این آزادی را دارید که ظاهر، طول و پیچیدگی را شکل دهید. این قالب برای اکثر پیشنهادات قابل قبول است.

یک پیشنهاد بسیار غیر رسمی یک پیشنهاد نباید یک سند رسمی باشد. این می تواند اطلاعاتی باشد که در یک ایمیل یا نامه با فرمت مناسب ارائه شده است.

سبک پروپوزال خود را بر اساس آنچه در هر موقعیت بهترین کار می کند، انتخاب کنید. هر سبکی که انتخاب می کنید، مطمئن شوید که سرفصل ها و گلوله ها را در قالب بندی خود وارد کنید. این عناصر به خواننده کمک می کند تا اطلاعات را به راحتی هضم کند. طراحی شیک با صفحه عنوان چشم نواز نیز توصیه می شود.

مرحله 5: برای هر گونه خطا ویرایش کنید

هنگامی که پیشنهاد خود را نوشته اید، وقت آن است که اشتباهات را ویرایش کنید. ابتدا ماده را ویرایش کنید. آیا مفاهیم فنی یا بخش هایی وجود دارد که ممکن است خواننده را سردرگم کند؟ آیا اطلاعات دقیق است؟ پس از ویرایش ماده، به سراغ ساختار بروید. آیا برای خواننده منطقی است؟ در نهایت ساختار جمله و دستور زبان را درست کنید.

پس از اولین بررسی خود، 24 ساعت صبر کنید و سپس آن را دوباره (و احتمالاً دوباره) قبل از ارسال محصول نهایی مرور کنید.

منابع:

https://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-proposal-writing

https://dealhub.io/glossary/contracting-process/

https://www.iso9001help.co.uk/ISO-9001-contract-and-order-review-procedure.html